Idea Management

Hoe maken we optimaal gebruik van de creativiteit van al onze medewerkers, partners en klanten? Idee management heeft als doel het vangen, beoordelen, verrijken en selecteren van ideeën voor de verdere ontwikkeling en implementatie.
De idee management tool is onderdeel van de Innovation Management Suite (IMS) toolbox. De idee management tool is web enabled en kan eenvoudig aan specifieke eisen van de klant worden aangepast. De klant zal na een korte instructie zelf in staat zijn kleine aanpassingen aan het systeem te maken.

Systeem

Het idee management systeem kan zowel op een server van INPAQT gehost worden als op een server van de klant binnen zijn intranet. Log-in kan dan automatisch plaatsvinden wanneer men inlogt op het netwerk van het bedrijf via een single sign-on. Men kan ook een deel openstellen voor bijvoorbeeld klanten, toeleveranciers of partners. Ook kan men binnen het bedrijf onderscheid maken tussen gewone ideeën en strategische ideeën. De laatste ideeën zijn afgeschermd en alleen te zien voor gebruikers met speciale rechten.

Workflow: Stage gate proces

Het systeem kent een workflow van stages en gates. In de stages wordt er aan het idee gewerkt en in de gates wordt het idee beoordeeld. De stages en gates zijn configureerbaar. Er kunnen verschillende stage-gate processen gedefinieerd worden, zodat er flexibiliteit ontstaat en een eenvoudig idee na goedkeuring direct de implementatie fase in kan gaan. Daarentegen kan een zeer innovatief idee een traject met verschillende stages en gates ingaan. Dit is in de figuur hieronder weergegeven. Het stage gate proces kan uitgebreid worden met een project- en implementatie fase.

Rollen

We onderscheiden verschillende rollen, zoals:
1. Idee generator: deze brengt ideeën in en verrijkt deze;
2. Bezoeker: de bezoeker kan de ideeën van anderen bekijken (beperkt tot een soort samenvatting), suggesties toevoegen en beoordelen (via toekennen van sterren);
3. Idee manager: hij is de proceseigenaar van het idee management systeem;
4. Beoordelaars: zij kunnen de ideeën in de gates beoordelen;
5. Besluitvormer: hij of zij besluit of er doorgegaan wordt naar de volgende gate;
6. Expert: de ideegenerator of ideemanager kan een idee doorsturen aan een expert en hem om zijn mening vragen;
7. Team leden: De ideegenerator of de ideemanager kan ook teamleden toegang tot het idee geven gedurende een stage fase. Dit is vooral van belang wanneer een idee de projectfase ingaat.

Medewerkers kunnen meerdere rollen tegelijk vervullen. Er kunnen ook andere rollen (speciale groepen) gedefinieerd worden met speciale rechten, bijvoorbeeld voor het senior management of bepaalde afdelingen.

Landingspagina

Na inloggen komt men op een landingspagina. Hier ziet men de lijst met de laatst ingebrachte ideeën. Deelnemers krijgen per idee een korte samenvatting te zien. Zij kunnen die ideeën beoordelen en suggesties toevoegen. Men kan hier ook allerlei selecties maken. Verder is er een zoekfunctie aanwezig. Elementen in de landingspagina kunnen ook zichtbaar gemaakt worden voor gebruikers met speciale rechten zoals senior management.

Invoeren van het idee

Gebruikers kunnen een formulier openen waarin het idee beschreven kan worden. Hierin staan een aantal standaard vragen. Wanneer men klaar is, geeft men aan dat men klaar is, door een druk op een daarvoor bestemde toets. Dit kan gelijk na invoeren of na enkele keren in- en uitgelogd te zijn.

Categorieën

Ideeën kunnen in categorieën ingedeeld worden en een hiërarchie van de categorieën is hierbij mogelijk. Ook kunnen ideeën aan een categorie-eigenaar worden gekoppeld.

Scoreformulier

Meestal wordt een idee beoordeeld door één of meerdere leden van een innovation board (beoordelingscommissie). Na indiening en een eerste check van de proceseigenaar en de ideemanager, wordt er een link doorgestuurd naar de leden van de innovation board. Bij openen zien zij het ideeformulier en het scoreformulier gelijktijdig op het scherm (dual screen). Dit is gebruikersvriendelijk bij het beoordelen van het idee. Na het invullen van het scoreformulier komt dit terug bij de idee manager, die de scores kan bundelen. Deze kan gemiddelden van de verschillende beoordelingen van het idee maken en de beoordelingen over elkaar leggen, zodat duidelijk wordt waarover men het met elkaar eens is en waarover niet. Dit kan tijdens de beoordelingsbesprekingen aan de orde worden gesteld. Er kan uit een groot aantal verschillende beoordelingsmethoden gekozen worden. De beoordelingsformulieren worden altijd aangepast en kunnen per fase verschillen.

Beoordeling & selectie van ideeën

In specifieke rapporten kan de volgorde van aantrekkelijkheid van de ideeën aangegeven worden. Er zijn allerlei tools in het IMS aanwezig die ervoor zorgen dat alle pro’s en con’s van de ideeën goed tegen elkaar afgewogen worden. Hierdoor is er ook een goed onderbouwde terugkoppeling naar de indiener mogelijk. Ook kan men om verduidelijking vragen en deze toevoegen.
Men kan de beoordeling van de vragen door de verschillende beoordelaars met elkaar vergelijken. Vragen waar beoordelaars sterk verschillen in hun beoordeling worden met geel of rood aangegeven. Bij de groepsdiscussie kan men zich hierop richten en onderzoeken waarom men het idee op dat criterium zo verschillend beoordeelt. Zo wordt de beoordelingsdiscussie gefocust en efficiënt gevoerd (zie figuur hieronder).

De ideemanager kan bepalen of een idee na bespreking in de periodieke beoordelingsronde doorgaat naar de volgende fase, teruggestuurd wordt naar de indiener voor verbeteringen of verworpen wordt. Er kunnen in het ideeformulier ook suggesties voor verbetering ingebracht worden via speciale commentaarvelden. De historie hiervan wordt gearchiveerd.

E-mail alerts

Men kan vragen om een notificatie via email wanneer er een verandering van het idee heeft plaatsgevonden.

Speciale campagnes

Met het IMS kunnen speciale campagnes worden opgezet over specifieke thema’s. Het blijkt dat dergelijke campagnes het aantal ideeën uit de organisatie sterk kan verhogen.

Portfolio Management

Het IMS bevat ook specifieke Portfolio Management tools die het senior management snel inzicht geven of de ingediende ideeën goed in balans zijn. Deze omvatten vrijwel alle mogelijke portfolio management instrumenten. Aanbevolen wordt om uit de aangeboden instrumenten een keuze te maken die het best het besluitvormings- en monitoringsproces ondersteunt.

Innovatie scorecard

Er kan een management cockpit ingericht worden die het senior management inzicht geeft in eventuele bottlenecks in het ideemanagementproces.

Tracking & tracing

Als er een mutatie plaatsvindt in een idee, ontvangt de indiener van het idee een e-mail met een link waarmee deze de status van het idee en alle bewerkingen, commentaren, beoordelingen kan inzien.

Technische informatie

Het IMS is gemaakt in het net framework van Microsoft. Het is web based, crossbrowser en kan ook op een Ipad of smartphone gebruikt worden.
Er wordt gebruik gemaakt van een SQL database.